Comunicación interna: técnicas y herramientas

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Comunicación interna: técnicas y herramientas

●   Manual de bienvenida

Incluye información sobre la organización como la historia, su estructura, el organigrama, funcionamiento interno, objetivos, planos de la organización…

Según Villafañe (1999: 311), se divide en tres partes:

  • Una carta de identidad con la historia, la visión estratégica, la misión y el actual proyecto de la organización.
  • El diseño funcional y orgánico de la compañía.
  • Una descripción de la cultura corporativa.

●   Tablón de anuncios

Debe de está colocado en lugares concurridos y de fácil acceso, además debe de haber un responsable que lo actualice cada cierto tiempo.

La información debe ser legible y atractiva para conseguir la atención.

●   Notas, e-mail, flashes informativos, circulares, mensajes del presidente…

Poseen una difusión rápida y deben de ser breves. Se pueden colgar en el tablón de anuncios.

Se deberá de recurrir a ellos cuando el tema sea importante. Si se utiliza con frecuencia para temas sin interés, el personal puede dejar de prestarle atención perdiendo así la efectividad de estas herramientas.

●   Buzón de sugerencias

No se debe de confundir con el buzón de quejas o reclamaciones.

Esta herramienta permite una comunicación ascendente.

Según piñuel las pautas de actuación son:

  • Apertura del buzón de sugerencias
  • Control de las propuestas: se debe de abrir el buzón habitualmente para observar las propuestas de los trabajadores.
  • Examen: Se realiza un examen de las distintas propuestas para observar el potencial de estas.
  • Especialista: para el examen de las propuestas se puede recurrir a un especialista.
  • Viabilidad: se analiza la viabilidad de las propuestas, es decir, si se pueden llevar a cabo.
  • Evaluación
  • Gratificación: se debe de agradecer cada propuesta, se lleve a cabo o no. Esto demostrará al trabajador que se atiende a sus opiniones.

●   Cartas personales

Las cartas personales se envían en determinadas circunstancias, por ejemplo, un ascenso.

Tienen como ventaja la eficacia ya que será leída. Sin embargo, sucede como el tablón de anuncio, no se debe de abusar de esta herramienta puesto que si no pierde su eficacia.

Además hay que tener muy en cuenta el “momento”, por ejemplo, no podemos mandar una carta felicitando el aniversario de un trabajador con su pareja si están en pleno divorcio.

●   Entrevistas

Pese a la inconveniencia del tiempo, las entrevistas establecen relaciones humanas por las que se puede conocer y brindar opiniones

Los tipos de entrevistas según Almansa (2011) son:

  • Según la iniciativa de los participantes:
    1. Concertadas.
    2. Pretendidas.
    3. Fortuitas.
  • Según los mensajes que se puedan transmitir.
    1. Entrevista jerárquica de transmisión de directrices.
    2. Entrevista jerárquica de análisis de informaciones y de valoración.
    3. Entrevistas con salto jerárquico.
    4. Entrevista con salto jerárquico oblicuo.
    5. Entrevista de coordinación no jerárquica.

●   Reuniones y asambleas.

Como ventajas tenemos el feedback que proporcionan y la agilidad de éstas, como inconvenientes está la falta de atención, de comprensión y el mutismo.

Tipos de reuniones:

  • Las reuniones de integración
  • Las reuniones de trabajo
  • Las reuniones de equipo
  • Grupos de mejora y círculos de calidad.

●   Seminarios y cursos

Reuniones internas en las que se tratan temas concretos en profundidad y formación profesional. A la hora de la realización y, pese a que se crea un parón laboral, es mejor para el trabajador que se realice en su horario de trabajo en lugar de fuera de éste puesto que puede crear desinterés y enfado.

●   Informes

Encontramos el dossier informativo o rapport, el acta y los informes anuales o memorias. Con esta herramienta esclarecemos los resultados y las labores que realiza la organización.

●   Boletines y revistas internos

Como funciones encontramos: informativa, educativa, social, cultural, diversión, integración del personal, creación de imagen y cultura organizacional, diagnóstico del clima social y renovación de valores

Se debe de establecer una periodicidad (semanal, mensual, trimestral…).

Su coste varía en función del estilo de boletín o revista, y si es impreso u online, en la propia página web o por la intranet.

●   Visitas y jornadas de puertas abierta

Se establece una comunicación transversal entre los trabajadores y se establecen también relaciones con los públicos externos.

●   Grandes celebraciones

Entre las grandes celebraciones encontramos los foros, convenciones, centenarios, aniversarios, cenas, comidas….

Con estos eventos se recurre al efecto espectáculo y al que se dedica un gran volumen de trabajo e importantes inversiones.

●   Intranet

Se trata de una red interna en la que se incorpora gran volumen de información.Según Seitel “las intranets permiten a los comunicadores, a la dirección y a los trabajadores el intercambio de información de forma rápida y eficaz, y mucho más deprisa y eficazmente que cualquier otro vehículo de comunicación analógico”

  • Realidad virtual

Con la realidad virtual se facilita la interacción y se permiten los ensayos. Son ideales para procesos complejos.

●   Videoconferencia

Permite reuniones con personas distantes geográficamente.

●   Blog, foros, podcast y redes sociales

Las ventajas del blog organizacional (Xifra, 2011): la humanización, la creación de comunidades, se refuerza la cultura organizacional y tiene la característica de la inmediatez.

Con las redes sociales se multiplica la difusión de la información

●   Espacio físico y mobiliario

Parece algo sin importancia pero el espacio físico y el mobiliario generan imagen y además beneficia, o no, la comodidad y la predisposición a la comunicación

●   Auditoria de comunicación

Mediante esta herramienta se intenta esclarecer cómo percibe el público interno a la empresa.

Como técnicas encontramos las encuestas, la observación directa o espontánea, las entrevistas en profundidad, las dinámicas de grupo o la observación no participante.

 

Bibliografía

Martínez, A. A. (2011). Del gabinete de prensa al gabinete de comunicación: la dirección de comunicación en la actualidad. Comunicación Social Ediciones y Publicaciones.

Autora del post: Elena Andrade

Comunicación interna

Comunicación interna – infografía

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Showing 2 comments
  • Marta Soto
    Responder

    Buenas tardes,
    Lo del buzón de sugerencias es fantástico. En la empresa donde trabajo lo utilizamos y es extraordinario ver las ideas tan originales que salen.
    Feliz Halloween.

    • plumagica
      Responder

      Buenas tardes Marta,
      Es que es una herramienta muy participativa y eso para una empresa va muy bien.
      Disfruta de Halloween y pásalo terrorificamente divertido!!

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