Comunicación externa: técnicas y herramientas

Con lo que respecta a la comunicación externa llevada a cabo por cualquier organización, hay que tener en cuenta que no solo la realizamos con la comunidad sino también con los medios. Por lo que las técnicas y herramientas en comunicación externa las vamos a diferenciar según si son para con los medios de comunicación o la comunidad.

Relaciones públicas con la comunidad.

Organización de eventos

Organizar un evento no es tarea fácil. Se debe de preparar un programa acerca de lo que se va a hacer durante el mismo, contratar personal cualificado si se requiere alguna tarea especializada como montaje y desmontaje, seguridad, servicio sanitario…

Además, no hay que olvidar al personal de catering si lo hubiera, azafatos/as del evento, etc.

Todo esto englobado dentro de un presupuesto que debe estar detallado al milímetro y que contemple también unos tantos por ciento para imprevistos.

No podemos olvidarnos del Timing o calendario que debe de englobar también la preparación del mismo. Y, sobre todo, la publicitación de éste.

En definitiva, se trata de un suceso que requiere meses de preparación y perfeccionamiento, pero, de salir bien, será un éxito para la empresa u organización.

Jornada de puertas abiertas

Son muy adecuadas para familiares de trabajadores, miembros de asociaciones y organizaciones sociales, colectivos profesionales ligados a la actividad, estudiantes de los centros de enseñanza más próximos, etc. con los que se puede entablar una relación.

Existen varias opciones para la jornada de puertas abiertas, la primera es establecer previamente unas horas al día para las visitas, y la otra establecer unas jornadas concretas.

Ferias y exposiciones

En cuanto a las ferias, es muy distinto organizar una que participar en ella. La organización de una feria es mucho más compleja que la organización de un evento y requiere mucho tiempo para llevarla a cabo.

En cuanto a las exposiciones, se debe contratar a personal cualificado como diseñadores, contratistas, alquilar mobiliario, adecuar los servicios, comprar decoración, enviar invitaciones…

En definitiva, las ferias y las exposiciones necesitan la organización previa como cualquier evento.

Congresos

Los congresos requieren una preparación cuidadosa, al seleccionar el lugar, conseguir ponentes, los viajes y alojamientos de los ponentes, actividades lúdicas para los ponentes y los familiares, conseguir traducción simultánea y las matrículas y material a entregar a los asistentes.

En estos congresos el trabajo del gabinete de comunicación tiene gran importancia.

Visitas

Obviamente, para las visitas se necesita fijar una fecha y prepararla con antelación.

Es necesario acordar un programa, el recibimiento en el punto de llegada y acompañamiento al hospedaje, realizarle algunos presentes tanto por parte de la organización como algún objeto típico del lugar y la guía de la ciudad.

Pero sobretodo, hay que darle tiempo libre al visitante para que pueda ojear la ciudad o descansar.

Después de la visita y de haber realizado todo lo previsto en el programa, se despedirán al asistente o asistentes de la visita.

Pero la visita no termina aquí, sino que después mandaremos un recuerdo como un álbum de fotos con imágenes de la visita u objeto semejante.

Conferencias y presentaciones

Las conferencias poseen diferentes temáticas y están dirigidas a distintos colectivos.

Requiere una preparación previa como: elección de tema y de ponente, invitación del ponente (organización del viaje, desplazamiento, etc.), fijar fecha y hora, buscar lugar idóneo, promocionar la conferencia, enviar invitaciones, buscar al personal necesario para el evento…

Patrocinio

Consiste en el apoyo económico a determinado proyecto cultural o deportivo a cambio del reconocimiento público de éste con la presencia de un logotipo, cartelería, etc.

Como ventajas, permite crear publicity (a saber, es la publicidad no pagada)

Mecenazgo

Se trata de un apoyo a actividades sociales a largo plazo. Hay que tener en cuenta que este apoyo debe tener una coherencia con la organización.

Con el mecenazgo se consigue una imagen positiva de la organización, credibilidad y prestigio a veces duradero en el tiempo.

Relaciones institucionales

Se pueden diferenciar entre relaciones institucionales formales o individuales.

Hay que tener en cuenta que una empresa u organización no está exenta de las relaciones con su entorno, y las instituciones forman parte de éste, por lo que las relaciones mediante llamadas telefónicas, e-mails, entrevistas, reuniones, etc. deben de existir.

Relaciones públicas con los medios de comunicación.

Rueda de prensa (presencial y online)

Lo primero es no abusar de las ruedas de prensa. Lo segundo es prepararla con antelación. En la preparación hay que establecer un día, hora, lugar y asunto que reflejaremos en la convocatoria de rueda de prensa que enviaremos a los medios de comunicación.

Y después de la rueda de prensa, mandar un comunicado de lo expuesto a los medios que no hayan asistido y hacer un seguimiento de lo publicado posteriormente.

Desayuno de prensa

Se trata de un evento más dinámico con un intercambio de información más espontáneo y que beneficia un feedback.

Nota de prensa

Es un texto corto y claro, redactado con lenguaje periodístico, que utilizamos para comunicar a los periodistas las novedades relacionadas con nuestra empresa/organización.

Comunicado de prensa

Texto informativo que muestra o aclara la postura de una empresa o institución sobre un hecho informativo

Dossier de prensa

Es una carta de presentación de la empresa. Se trata de un documento básico que complementa una nota, rueda de prensa o comunicado y que debe tener valor periodístico.

Sala de prensa virtuales

Cada vez más utilizadas en las que se exponen los comunicados de prensa, noticias sobre la empresa, imágenes, videos y un contacto.

Boletines, revistas e informes anuales

Se trata de lo realizado dentro de la organización y los resultados de las acciones llevada a cabo redactadas para su posterior envío a los medios de comunicación y personal de la empresa y la publicación en su sala de prensa virtual o en su página web.

La entrevista

Es idónea para abordar un tema en profundidad.

Una entrevista se debe de preparar con antelación ya que existen diferentes tipos de preguntas, concretas, abiertas, opiniones, múltiples…Las respuestas deben ser claras, concisas y naturales.

En cuanto a las preguntas difíciles hay que tener especial cuidado en determinadas situaciones como las falsas alternativas, las citas malintencionadas, no entrar en opiniones de terceros sin estar presentes, no contestar sobre casos hipotéticos, etc.

Existen algunas técnicas en las entrevistas. Encontramos puentes, gancho y bandera. El primero trata de llevar la entrevista a temas de su interés, el segundo permite aportar más información de la que se le ha pedido y el tercero consiste en una frase que avisa sobre la importancia de lo que se va a comentar a continuación.

Artículos, reportajes y discursos

Se realizan en el propio lenguaje periodístico y funcional con la intención de captar interés y retener al lector.

Se tratan básicamente de generar, desde la empresa, un modelo de noticia para que ésta, se convierta propiamente en una noticia en los medios de comunicación.

Encuentros, reuniones, viajes y visitas programadas

Se tratan de reuniones con los periodistas para transmitir temas relacionados con la empresa para que lo tengan en cuenta a la hora de realizar alguna noticia.

Son también una buena forma de mejorar o reforzar las relaciones personales con los periodistas.

Autora del post: Elena Andrade

 

Bibliografía

Martínez, A. A. (2011). Del gabinete de prensa al gabinete de comunicación: la dirección de comunicación en la actualidad. Comunicación Social Ediciones y Publicaciones.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 2: Nota de prensa. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 3: Comunicado de prensa. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 4: Dossier de prensa. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 5: Redacción para rueda de prensa, discurso y entrevistas. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 6: Redacción para artículos de prensa. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.

Guerrero, D. (2017-18). Tema 7: Otras herramientas. Relaciones con los medios de comunicación. Universidad de Málaga. Material no publicado.