PLANIFICAR UN EVENTO

¿Quién no ha asistido alguna vez a un evento?
La sociedad en la que vivimos es imposible pensarla sin eventos, ya sea de particulares, empresas, presentaciones de marca… todos estos actos necesitan una preparación, tienen una serie de protocolos o reglas a seguir que se deben cumplir para que sea todo un éxito.

¿Qué pasa cuando eres tú el que organiza el evento?
Cuando ocurre esto plantearnos realizar un análisis pormenorizado de todo el marco organizativo que gira en torno a dicha planificación.

Cuando decidimos hacer un evento es porque queremos conseguir un objetivo, más o menos complejo, dependiendo del acto que vayamos a realizar. No es lo mismo organizar un evento para promocionar una marca, que un acto benéfico o un simple cumpleaños. Pero pese a que existen diferencias notables, en toda planificación de un evento hay elementos comunes:
– Tipo de evento
– Objetivo
– Tener presupuesto
– Fecha del acto
– Check list de la planificación
– Lugar del acto

Este es el punto de partida para la preparación del evento. Definidos estos puntos, prepararemos las siguientes fases: Fase de ejecución, fase de desarrollo y fase de cierre. En la fase de desarrollo haremos un estudio global de aspectos como el presupuesto del evento, el lugar en le que se va a realizar, quiénes son los invitados… En la fase de ejecución llevaremos a cabo todo lo relacionado con el montaje y en la fase de cierre nos centraremos en observar y analizar si el objetivo propuesto para el cual se creó el evento ha sido cumplido.

Planificar un evento

Como hemos dicho anteriormente, la planificación es fundamental y el punto más fuerte para que nuestro evento salga adelante:

Tipo de evento. Punto fundamental y que debe estar bien definido. Toda la organización depende de este punto y estableceremos que recursos vamos a utilizar, si debemos contar con personal externo o pedir permisos de alguna índole. Pueden ser de tipo cultural, académico, recreativo, deportivo, social…

Definir el objetivo. Debemos establecer qué es lo que queremos conseguir con la realización del evento. Si nos ponemos una meta nos ayudará además a seguir una línea más directa.

Fijar un presupuesto. Aquí se realizará un listado con los gastos y con los ingresos, ya que dependiendo del evento se cobrará o no asistencia. Para los eventos sin ánimo de lucro, por ejemplo, deberíamos tener el presupuesto bien ajustado y estudiado ya que habrá ciertos cargos que serán sufragados por un sponsor.

Lugar y fecha del acto. Son puntos esenciales en la organización puesto que no es lo mismo hacer un evento en verano que en invierno, de noche o de día. Sería importante establecer antes el tipo de público del evento para poder hacer una aproximación de lugar y fecha.

Marketing y publicidad. Puntos clave para la difusión del evento. Fijaremos una estrategia y los tipos de medios en los que daremos a conocer nuestro evento. El medio más fácil y rápido es Internet, ya sea mediante las redes sociales o por un mensaje de correo electrónico. También podemos hacer anuncios en los medios locales, tales como periódicos o radios, o de una manera más tradicional, los flyers o folletos.

Logística. Debemos hacer una lista con todas las cosas necesarias tales como, permisos para locales, equipos de megafonía, catering para los asistentes, seguridad y equipo médico, parking, etc.

Lista de invitados. Debemos saber con total exactitud todos los invitados que acuden al evento. Es necesario anotar número de teléfono y correo electrónico de todos los invitados, y con esta misma lista, podremos comprobar la asistencia de los mismos el día que se organice el evento.

Como hemos podido ver, las etapas para la organización, ejecución, promoción y difusión de un evento requieren de una gran planificación en la que se tiene que invertir tiempo, porque improvisar sobre la marcha es contraproducente para tener éxito.

Si tuvieras que organizar un evento, ¿no te gustaría que tu único “trabajo” fuera disfrutar?